werkgevers

Managen op afstand – Zo doe je dat effectief

Waarschijnlijk ben je als manager niet eerder zo uitgedaagd op je leiderschap als nu tijdens de coronacrisis. Veel mensen worstelen op dit moment met onzekerheid en angst, misschien jij zelf ook wel of (een deel van) je medewerkers. Dat is ook niet gek. De wereld staat op zijn kop en alle berichtgeving over de economische gevolgen gaat mensen ook niet in de koude kleren zitten. Het verplicht vanuit huis werken kan eveneens een extra factor zijn die ervoor zorgt dat medewerkers onzeker worden en zich zorgen maken over hun toekomst.

Juist jij als manager kan nu een grote rol spelen om de rust te bewaren. Door het bieden van houvast en steun kun je die gevoelens van onzekerheid en angst zeker verminderen. Maar hoe doe je dat wanneer je team vanuit huis werkt en je veel minder dan normaal contact hebt met elkaar? Hoe motiveer je dan je mensen en hoe zorg je ervoor dat je met ze in verbinding blijft? Hoe communiceer je effectief met je team en zorg je ervoor dat ook de productiviteit zo goed en zo kwaad als het gaat op orde blijft? Hierbij een aantal tips om effectief te blijven managen in coronatijd.

Sociale steun en begeleiding is nu cruciaal

Op afstand werken kan eenzaam zijn. Waar je als leidinggevende voorheen dagelijks even je hoofd om de deur kon steken om dag te zeggen en te horen en kijken hoe het ging, is dat er nu niet meer bij. Zeker voor mensen die de interactie en support van collega’s nodig hebben is het een uitdaging om vanuit huis te werken. Zij kunnen zich geïsoleerd voelen nu er sprake is van een virtuele afstand.

Dagelijks kort 1-op-1 contact met je mensen kan enorm helpen. Niet om je ermee te bemoeien maar om te vragen hoe het gaat en na te gaan waar behoefte aan is. Tevens kun je met elkaar afstemmen hoe de voortgang is. Niet vanuit wantrouwen, maar juist om ervoor te zorgen dat je met elkaar aandacht blijft hebben hoe het werk verloopt en of er mensen zijn die te veel, of juist te weinig om handen hebben. Laat weten dat je ook tussendoor bereikbaar bent, indien nodig. Wanneer medewerkers via een app of mail aangeven dat er een vraag speelt, dan kun je zodra je gelegenheid hebt contact zoeken om een helpende hand te bieden. Op deze manier kun je mensen toch steun en begeleiding blijven bieden, ook al zit je niet bij elkaar.

Duidelijke communicatie

Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid nu de normale interactie ontbreekt. Zet bijvoorbeeld de maanddoelstellingen die jullie hadden om in weekdoelstellingen, of misschien wel dagdoelstellingen wanneer dat haalbaar is. Dit maakt het gemakkelijker voor iedereen om de juiste prioriteiten te blijven stellen. Bespreek met elkaar de voortgang en check met regelmaat de resultaten. Dit biedt houvast en is tevens een stimulans om ergens naar toe te werken en productief te blijven. Blijf vooral waardering geven op zowel het resultaat als op alle inspanningen die gedaan worden door iedereen.

Teamoverleg

Organiseer regelmatig een teamoverleg, bijvoorbeeld als weekopening, waarbij iedereen inlogt. Online vergaderen maakt het er niet eenvoudiger op, maar wanneer je zorgt voor een goede voorbereiding kun je hier met je team veel energie en voldoening uithalen. En niet onbelangrijk: je blijft met elkaar in verbinding.

Agenda
Het helpt enorm om te werken met een duidelijke agenda die bij voorkeur vooraf is opgesteld en rondgestuurd. Geef daarbij per agendapunt ook aan welk doel je ermee hebt. Gaat het om een brainstorm om ideeën te verzamelen, wil je de mening van mensen horen of moet er een besluit genomen worden? Vraag input voor de agenda en laat medewerkers hun eigen agendapunt voorbereiden. Of vraag ze een onderdeel voor hun rekening te nemen. Zo zorg je voor meer dynamiek in het overleg en creëer je betrokkenheid.

Actielijst
Sta bij elk agendapunt kort stil bij de vraag wat er is besloten, wie precies wat gaat doen en wanneer de resultaten weer aan de orde komen. Wanneer je deze actielijst na afloop naar iedereen mailt en eventueel nogmaals vóór het volgende overleg, dan zorg je voor overzicht en voorkom je dat zaken tussen wal en schip vallen en mensen zich afvragen ‘wie-ging-dat-ook-alweer-doen’?

Neem tijd voor informele informatie-uitwisseling
De agenda en actielijst zijn eigenlijk in een regulier overleg, waarbij je met elkaar om de tafel zit, net zo belangrijk als wanneer je online overleg hebt. Wat wel anders is, nu we zo ver uit elkaar werken, is expliciet tijd inruimen voor informele informatie-uitwisseling. Een rondje lief en leed, waarbij het belangrijk is dat iedereen aan bod komt. Nu de online samenwerking steeds langer duurt, wordt dat eigenlijk alleen maar belangrijker. Je blijft op deze manier verbinding maken met elkaar en je vergroot hiermee de onderlinge betrokkenheid.

Geef vertrouwen en toon begrip

Geef medewerkers ook nu je vertrouwen. Houd vinger aan de pols over de thuissituatie. Misschien hebben ze extra tijd en flexibiliteit nodig om voor kinderen te zorgen en thuis scholing te geven. Mogelijk hebben ze in de directe omgeving te kampen met zieke familieleden of vrienden. Heb (en toon) begrip voor het feit dat de omstandigheden voor thuiswerken niet overal optimaal zijn waardoor de productiviteit van je medewerkers misschien wat lager uitkomt dan normaal. Of maak afspraken over een dagindeling die bij hun situatie past, zodat ze beter in staat zijn hun werk af te krijgen.

Medewerkers zijn ontzettend belangrijk voor je organisatie! Wanneer je nu goed voor ze zorgt behoud je ze voor het bedrijf en kun je straks met een gemotiveerd team weer gezamenlijk op locatie aan de slag. Vertrouwen geven, echt luisteren en kijken naar je mensen is misschien wel het krachtigste wat je kunt doen op dit moment als leidinggevende.

Veel succes! En mocht je aanvullende vragen hebben of tips willen hebben mail of bel me dan. Ik help graag en gedurende de coronacrisis ook nog eens volledig gratis.

Ik ben bereikbaar op (06) 281 28 933 of via bianca@m10advies.nl